Conditions d'utilisation

Bienvenue sur le site numerisationdedocuments.ca, exploité par 16390544 Canada inc., faisant affaire sous les noms commerciaux « Service de numérisation de documents », « Clemento » et « Groupe Clemento », ayant son siège social au 100 King St W, Suite 5600, Toronto, Ontario M5X 1C9, Canada (le « Prestataire »). Les présentes conditions précisent les modalités spécifiques applicables à nos services de numérisation, d'OCR et de gestion électronique de documents (GED).

1. Hiérarchie des documents contractuels

Les relations entre vous et le Prestataire sont encadrées par plusieurs documents qui s'appliquent dans l'ordre de préséance suivant :

1. Le contrat de service signé ou la soumission acceptée pour un mandat spécifique;
2. Les Conditions générales d'utilisation de Clemento (incluant notamment la clause de cautionnement personnel, les clauses de confidentialité, de force majeure, de responsabilité et de loi applicable);
3. La Politique de confidentialité de Clemento et notre politique locale;
4. Les présentes conditions spécifiques au service de numérisation de documents.

En cas de conflit entre les présentes conditions et les Conditions générales de Clemento, ces dernières prévalent.

2. Acceptation des conditions

L'utilisation du site numerisationdedocuments.ca, la demande de soumission, l'acceptation d'un devis ou la conclusion d'un contrat de service avec le Prestataire implique votre acceptation pleine et entière des présentes conditions, des Conditions générales de Clemento ainsi que de la Politique de confidentialité de Clemento. Veuillez les lire attentivement avant de retenir nos services.

3. Nature des services offerts

Sous l'égide des Conditions générales de Clemento, nous offrons des services professionnels de :

• Numérisation de documents et de plans (PDF, TIFF, JPG, etc.).
• Reconnaissance optique de caractères (OCR) et indexation par intelligence artificielle.
• Gestion électronique de documents (GED) et hébergement sécurisé sur serveurs canadiens.
• Intégration avec vos outils (CRM, ERP, etc.).
• Traitement automatisé de bulletins de vote par correspondance pour les organismes électoraux.
• Destruction sécurisée des originaux avec certificat officiel.

4. Soumissions et paiements

Toute soumission est valide pour une période de 30 jours, sauf indication contraire. Les prix affichés sur le site (à la boîte, au plan ou à la page) sont indicatifs et finalisés dans la soumission selon les particularités du projet. Les modalités de paiement sont précisées dans chaque contrat de service (acompte, facturation par lots, ou à la livraison finale). Les taxes applicables (TPS/TVQ ou équivalents) sont ajoutées à la facturation. Les Conditions générales de Clemento (article relatif aux modalités de paiement, aux intérêts en cas de retard et au cautionnement personnel) s'appliquent en complément.

5. Collecte et transport des archives

Nous offrons un service de collecte sécurisée à votre bureau partout au Québec, en Ontario et au Nouveau-Brunswick. Vous pouvez également déposer vos boîtes à notre point de service. Lors de la prise en charge, un bordereau d'inventaire signé établit la transmission de garde des documents.

6. Confidentialité et sécurité

Le Prestataire s'engage à respecter une stricte confidentialité sur le contenu de tous les documents qui lui sont confiés, conformément à l'article de confidentialité réciproque des Conditions générales de Clemento. Ces engagements comprennent notamment :

• Enquêtes d'antécédents judiciaires en continu sur tous les employés ayant accès aux archives.
• Accords de confidentialité (NDA) signés par l'ensemble du personnel.
• Installations protégées 24/7 par alarme, caméras et accès contrôlé.
• Chiffrement des données numériques au repos et en transit.
• Processus alignés sur la norme ISO 27001 et conformes aux exigences BAnQ, ONGC (CAN/CGSB-72.34), LPRPDE et Loi 25.

7. Délais d'exécution

Les délais d'exécution sont précisés dans chaque soumission et dépendent du volume, de la complexité et de la préparation requise. Le Prestataire fait ses meilleurs efforts pour respecter les échéanciers convenus mais ne peut être tenu responsable des délais causés par des éléments hors de son contrôle (force majeure au sens des Conditions générales de Clemento, retard du client à fournir des informations nécessaires, etc.).

8. Qualité et validation juridique

Nos procédés sont conçus pour que les documents numérisés puissent légalement remplacer les originaux papier conformément aux normes canadiennes applicables (ONGC CAN/CGSB-72.34, LPRPDE, Loi 25, BAnQ). Un rapport de traçabilité est disponible via le portail client et, si la destruction des originaux est demandée, un certificat de destruction officiel est émis.

9. Responsabilité

Les limitations et exclusions de responsabilité prévues aux Conditions générales de Clemento (notamment la clause « EN L'ÉTAT » / « AS IS » et l'exclusion des dommages indirects) s'appliquent intégralement aux services de numérisation. Sans limiter ce qui précède, le Prestataire s'engage à apporter le plus grand soin au traitement de vos archives. En cas de dommage ou de perte démontrablement causés par sa faute, sa responsabilité est limitée au coût raisonnable de reconstitution des documents affectés, et ne pourra excéder le montant total facturé pour le projet concerné.

10. Propriété intellectuelle

Tous les documents qui nous sont confiés demeurent votre propriété exclusive. Le Prestataire n'acquiert aucun droit sur leur contenu et s'interdit toute utilisation autre que celle nécessaire à l'exécution du mandat. Le code, les processus et les outils logiciels développés par le Prestataire (incluant ses agents IA et son portail client) restent sa propriété exclusive, conformément aux Conditions générales de Clemento.

11. Résiliation et annulation

Les mécanismes de résiliation, de mise en demeure (avis de 5 jours) et de force majeure prévus aux Conditions générales de Clemento s'appliquent. Tout projet déjà commencé fait l'objet d'une facturation au prorata du travail accompli; les frais déjà engagés (collecte, préparation, etc.) restent dus. Les conditions d'annulation spécifiques peuvent être précisées dans chaque contrat de service.

12. Cookies et site web

Le site numerisationdedocuments.ca utilise des cookies analytiques anonymisés, uniquement avec votre consentement explicite. Vous pouvez consulter notre politique de confidentialité et la Politique de confidentialité de Clemento pour plus de détails.

13. Loi applicable et juridiction

Conformément aux Conditions générales de Clemento, les présentes conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Tout litige sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux du district judiciaire de Joliette, Québec, sauf clause contractuelle spécifique contraire.

14. Modifications

Le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes conditions à tout moment. Les nouvelles conditions entrent en vigueur dès leur publication sur le site, sans effet rétroactif sur les contrats en cours. Toute modification des Conditions générales de Clemento s'applique selon les modalités qui y sont prévues.

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Rappel : ces conditions spécifiques au service de numérisation de documents doivent être lues conjointement avec les Conditions générales d'utilisation de Clemento, qui prévalent en cas de divergence.