Politique de confidentialité

Chez Service de numérisation de documents, une marque du Groupe Clemento (16390544 Canada inc.), nous prenons votre vie privée au sérieux. La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site web et nos services de numérisation, d'OCR et de gestion électronique de documents (GED), conformément aux lois applicables au Québec et au Canada, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) et la LPRPDE au niveau fédéral.

1. Renseignements personnels que nous recueillons

Dans le cadre de nos opérations, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants :

• Coordonnées : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, nom de l'entreprise et adresse postale (collecte et/ou livraison).
• Données de projet : volume estimé, types de documents, secteur d'activité, échéancier, et tout détail nécessaire à la prestation de notre service.
• Contenu des documents numérisés : dans le cadre de notre mandat, nous traitons les documents que vous nous confiez. L'accès à ces documents est strictement limité au personnel autorisé et soumis à des accords de confidentialité.
• Données de connexion et témoins (cookies) : adresse IP, type de navigateur, et informations de navigation pour améliorer l'expérience sur notre site web.

2. Comment nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

• Traiter et exécuter vos projets de numérisation, d'OCR, d'indexation et de gestion électronique.
• Communiquer avec vous concernant l'avancement de vos projets, la facturation ou le support client.
• Permettre l'accès sécurisé à votre portail client (suivi, téléchargement, traçabilité).
• Améliorer nos services et la sécurité de notre site web.
• Répondre à des exigences légales, réglementaires ou contractuelles.

3. Partage de vos renseignements personnels

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements personnels à des tiers. Nous pouvons toutefois partager certaines données strictement nécessaires avec des fournisseurs de services de confiance :

• Hébergeurs canadiens : pour le stockage sécurisé de vos données numérisées.
• Fournisseurs SMTP / courriel : pour vous transmettre des communications relatives à votre projet.
• Outils d'analytique web anonymisée : uniquement si vous avez consenti aux cookies analytiques.

Ces tiers n'ont accès qu'aux renseignements personnels nécessaires à l'exécution de leurs fonctions et sont tenus de respecter des normes strictes de confidentialité.

4. Sécurité et conformité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques rigoureuses : enquêtes d'antécédents en continu sur nos employés, accords de confidentialité, contrôle d'accès 24/7 à nos installations, chiffrement des données au repos et en transit, et processus alignés sur la norme ISO 27001. Nos pratiques sont conformes aux normes BAnQ, ONGC (CAN/CGSB-72.34) et aux exigences fédérales (LPRPDE).

5. Conservation et destruction

Vos renseignements personnels sont conservés uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour satisfaire à toute exigence légale ou comptable. Les documents physiques qui nous sont confiés sont retournés, conservés temporairement ou détruits de manière sécurisée selon vos instructions, avec émission d'un certificat de destruction officiel.

6. Vos droits

Conformément à la législation applicable (Loi 25, LPRPDE), vous avez le droit :

• D'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• De demander la rectification de renseignements personnels inexacts ou incomplets.
• De demander la suppression de vos renseignements, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles.
• De retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements.

7. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, préoccupation ou demande d'exercice de vos droits, veuillez contacter notre responsable :

Service de numérisation de documents — Clemento
Courriel : hello@clemento.ca
Téléphone : +1 (833) 947-1145
Adresse : 100 King St W, Suite 5600, Toronto, Ontario M5X 1C9, Canada

8. Modifications à cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité en tout temps. Toute modification sera publiée sur cette page avec la date de révision mise à jour.